La gestion administrative de chantier
La gestion administrative de chantier ne s’arrête jamais pour un papier manquant, elle ralentit. En effet, le maître d’œuvre attend un PPSPS, le coordinateur réclame une attestation, le sous-traitant n’a pas rendu son agrément.
Ainsi la gestion administrative de chantier consiste à tenir ces pièces au rythme des travaux, pour les artisans et PME de Toulouse, de la Haute-Garonne et de l’Occitanie. Retrouvez l’ensemble de nos services administratifs BTP.
PPSPS et documents de sécurité
D’abord rédaction du plan particulier de sécurité adapté au chantier et aux corps d’état présents, puis transmission au coordinateur SPS, mise à jour à chaque évolution des travaux.
DICT et déclarations préalables
Ensuite déclaration d’intention de commencement de travaux auprès de chaque exploitant de réseau, ensuite suivi des réponses et archivage des récépissés. Or un terrassement sans DICT valide engage votre responsabilité.
Sous-traitance et agréments
Enfin contrats de sous-traitance, demandes d’agrément au maître d’ouvrage, attestations de vigilance et assurances. Ainsi chaque intervenant est vérifié avant sa première heure sur site.
Amende pour travaux sans DICT valide
Garantie de parfait achèvement
Délai pour contester un décompte
Conservation des pièces du chantier
* 15 000 € pour travaux sans DICT valide : L’article L554-1-1 II du code de l’environnement punit de 15 000 € le fait de ne pas satisfaire à l’obligation de déclaration avant des travaux à proximité des canalisations visées à l’article L554-5. C’est une amende pénale, et elle vise les travaux près des réseaux sensibles, pas n’importe quel oubli de DICT. La sanction administrative courante, celle que le préfet applique, c’est autre chose : l’article R554-35 plafonne l’amende administrative à 1 500 € par manquement.
Comment nous intervenons sur vos chantiers
D’abord, nous partons de vos chantiers en cours. Un premier point permet de voir ce qui est en place, ce qui manque et ce qui expose l’entreprise dès aujourd’hui.
Ensuite, nous reprenons les dossiers un par un. Les pièces manquantes sont demandées, les échéances sont notées, les documents périmés sont renouvelés avant qu’un tiers ne les réclame.
Puis un rythme s’installe. Selon votre activité, ce sera un point hebdomadaire pendant les phases denses, ou mensuel sur un carnet plus calme. Vous recevez un état des chantiers avec ce qui a bougé et ce qui arrive.
Par ailleurs, votre conducteur de travaux reste l’interlocuteur du terrain. Nous récupérons l’information auprès de lui sans lui demander de remplir des tableaux à notre place.
Enfin, tout reste chez vous. Les dossiers sont classés dans votre espace, accessibles à tout moment, y compris si vous décidez d’arrêter. La gestion financière BTP peut compléter ce suivi quand les situations et les relances pèsent aussi.
Qui réclame quoi sur un chantier
D’abord le coordinateur SPS intervient dès que deux entreprises travaillent sur le même site. Concrètement, il réclame le PPSPS avant l’ouverture et vérifie sa mise à jour à chaque nouvelle phase.
Ensuite le maître d’œuvre suit l’avancement et valide les situations. C’est lui qui bloque un règlement si le compte rendu de réunion signale une réserve non levée.
Puis le maître d’ouvrage agrée les sous-traitants et détient la retenue de garantie. Autrement dit, un sous-traitant non agréé n’existe pas à ses yeux, même s’il travaille sur le chantier depuis trois mois.
Enfin l’inspection du travail et l’URSSAF, qui contrôlent sans prévenir. Concrètement, le registre du personnel, les cartes BTP et le DUERP se présentent immédiatement ou pas du tout.
Cinq moments clés sur un chantier
Avant l'ouverture
À l'arrivée d'un sous-traitant
Pendant les travaux
À la réception
Après la livraison
Planning et pénalités en gestion de chantier
Le calendrier d’exécution figure au marché, et il engage l’entreprise. Un retard non justifié déclenche des pénalités calculées par jour, souvent entre 500 et 1 000 € pour un chantier de taille moyenne.
Or la moitié des retards ne viennent pas de l’entreprise. Une intempérie, un lot précédent en retard, une décision du maître d’ouvrage qui tarde : chacun de ces événements ouvre droit à une prolongation de délai.
Encore faut-il l’avoir demandée par écrit, dans les délais du marché, avec les justificatifs. Un relevé météo, un compte rendu de réunion, un courrier recommandé. Sans cela, la prolongation se refuse et les pénalités s’appliquent.
Concrètement, nous suivons le calendrier au fil de l’eau et nous déclenchons les demandes au moment où l’événement se produit, pas trois mois plus tard quand le décompte tombe.
Réception : le moment décisif du chantier
D’abord, la réception marque le transfert de garde de l’ouvrage. À partir de cette date, les garanties légales démarrent et le maître d’ouvrage devient responsable des dégradations.
Ensuite, elle peut être prononcée avec ou sans réserves. Les réserves listent ce qui reste à reprendre, et leur levée conditionne le paiement du solde ainsi que la libération de la retenue de garantie.
Or il existe aussi une réception tacite, quand le client prend possession des lieux et règle les travaux sans jamais signer de procès-verbal. Elle protège l’entreprise, mais elle se prouve difficilement.
Enfin, les opérations préalables se préparent : liste des points à vérifier, présence du maître d’œuvre, convocation écrite des intervenants. Une réception improvisée génère des réserves évitables.
Ainsi nous organisons ce rendez-vous, nous rédigeons le procès-verbal et nous suivons chaque réserve jusqu’à sa levée signée.
Le DOE en gestion administrative de chantier
En gestion administrative de chantier, le DOE rassemble les plans conformes à l’exécution, les fiches techniques des matériaux, les notices d’entretien et les procès-verbaux d’essai. Or il se remet à la réception.
Cependant la plupart des marchés conditionnent le paiement du solde à sa remise complète. En effet, une entreprise qui livre son chantier sans DOE attend parfois trois mois de plus pour être réglée.
Ainsi sa constitution demande du temps parce qu’elle suppose de récupérer des pièces chez les fournisseurs et les sous-traitants, souvent après leur départ du chantier.
Concrètement, nous le montons au fil de l’eau, pendant les travaux, quand les intervenants sont encore joignables et que les documents circulent facilement.
Les pièces à sortir en moins d'une heure
PPSPS
Récépissés DICT
Attestation de vigilance
Décennale du chantier
Agréments sous-traitants
Registre du personnel
Le suivi administratif de chantier est inclus dans le forfait Pilotage BTP. Voir les tarifs et forfaits.
Nous accompagnons les entreprises du bâtiment de Plaisance-du-Touch, Blagnac, Colomiers et de sept autres communes. Voir toutes nos zones d’intervention.
