Un administratif différent selon votre métier
Le secrétariat externalisé BTP par métier part d’un constat simple. Un artisan ne rencontre pas les mêmes contraintes qu’un cabinet d’architecte, et un bureau d’études ne facture pas comme une entreprise générale.
D’abord les obligations ne se recoupent pas d’un métier à l’autre, et le calendrier administratif n’a rien de commun.
Ensuite le volume change tout. Une entreprise de trois compagnons a besoin d’un socle, une PME de quinze salariés d’un pilotage, et certaines structures d’un bras droit administratif complet.
Puis les délais ne se ressemblent pas. Un chantier se facture à l’avancement, une mission d’ingénierie par phases validées, une installation énergétique après mise en service et dossiers d’aides.
Enfin les obligations diffèrent. Notamment, carte BTP et caisse des congés payés pour les uns, inscription à l’Ordre des architectes ou qualification OPQIBI pour les autres, certifications RGE pour les entreprises de la transition énergétique.
Gesti BTP couvre ces cinq familles de métiers, à Toulouse, en Haute-Garonne et en Occitanie. Ainsi le périmètre confié s’adapte à votre organisation actuelle, sans créer de poste ni changer vos outils.
LE SECRÉTARIAT EXTERNALISÉ BTP PAR MÉTIER
Plusieurs casquettes, un seul secrétariat externalisé BTP par métier
D’abord, peu d’entreprises restent dans une seule case. En effet, un artisan couvreur intervient en direct chez le particulier, puis en sous-traitance pour une entreprise générale. De même, un bureau d’études thermiques accepte une mission de maîtrise d’œuvre complète. Par ailleurs, un installateur photovoltaïque répond en groupement sur un marché public.
Or chaque casquette apporte ses propres règles. En pratique, le même chantier se facture au particulier avec une TVA réduite et une attestation, puis à l’entreprise générale avec une situation mensuelle, un agrément de sous-traitance et une retenue de garantie.
Ensuite les pièces changent d’interlocuteur. Le particulier ne demande rien, l’entreprise générale exige une attestation de vigilance à jour, l’acheteur public réclame un dossier complet avant même l’ouverture des offres.
Ainsi nous suivons ces régimes en parallèle sur une même entreprise, sans que vous ayez à vous rappeler quelle règle s’applique à quel client.
Grandir sans subir son administratif
D’abord le passage d’une famille de métiers à l’autre ne se voit pas venir. En effet, un artisan embauche un troisième compagnon et bascule dans les obligations d’une PME. Un bureau d’études recrute un conducteur de travaux et se retrouve avec des problématiques de chantier.
Or les seuils tombent sans prévenir. Notamment, onze salariés déclenchent des obligations sociales nouvelles, une première mission complète fait entrer les situations de travaux dans le quotidien.
Ensuite le rythme administratif s’accélère plus vite que le chiffre d’affaires. Dès lors, ce qui tenait sur un classeur et deux heures le dimanche devient un poste à part entière, souvent au moment où le dirigeant a le moins de temps disponible.
Concrètement, nous voyons venir ces basculements avant qu’ils ne deviennent urgents. Le volume confié s’ajuste au fil de la croissance, sans qu’il soit nécessaire de créer un poste ni de tout réorganiser en pleine saison.
Un même mot, deux réalités différentes
Le vocabulaire du bâtiment trompe. Une situation désigne un avancement de travaux chez une entreprise, une phase validée chez un bureau d’études. Le document ne contient pas les mêmes pièces et n’ouvre pas le même délai de paiement.
Ensuite la réception change de nature. Pour l’entreprise, c’est un acte juridique qui déclenche les garanties et libère la retenue. Pour le maître d’œuvre, c’est une étape de mission qui ouvre le droit à des honoraires.
De même, une mission ne veut rien dire hors contexte. Complète chez un architecte, partielle chez un bureau d’études, elle recouvre des obligations et des assurances totalement distinctes.
Dès lors, un prestataire généraliste demande des précisions à chaque échange. Nous partons du métier, pas du mot, ce qui évite les allers-retours et les erreurs de document.
Le chantier finit, le dossier continue
La livraison d’un ouvrage ne solde pas le dossier. La responsabilité de ceux qui ont participé à l’acte de construire s’étend sur dix années, et elle concerne autant celui qui a conçu que celui qui a posé.
Or c’est bien plus tard que les pièces sont réclamées. Une fissure apparaît trois ans après, un expert demande le procès-verbal, les plans d’exécution, les notes de calcul et l’attestation d’assurance en vigueur à la date des travaux.
Ensuite l’entreprise qui ne retrouve pas ces documents se défend mal. Le dossier numérisé et rangé par affaire fait la différence entre une réponse en une heure et plusieurs semaines de recherche.
Ainsi nous constituons ce dossier pendant le chantier plutôt qu’après, et nous le tenons accessible pendant toute la période où votre responsabilité reste engagée.
Ce qui reste identique d’un secrétariat externalisé BTP à l’autre
Un interlocuteur unique qui connaît vos dossiers. Vos outils actuels conservés, sans logiciel à racheter ni formation à suivre. Vos documents qui partent sous votre en-tête, après votre validation. Aucun engagement de durée, avec un volume révisable selon votre activité.
Ce que nous ne faisons jamais
La comptabilité et les bulletins de paie, qui relèvent de votre expert-comptable et de votre gestionnaire de paie. Le contenu technique, calculs, plans et prescriptions, qui reste entièrement de votre ressort. Et la relation commerciale, puisque vous restez l’interlocuteur de vos clients.
Vos premières semaines de secrétariat externalisé BTP
Un premier échange d’une heure pour identifier ce qui bloque réellement. Puis la reprise de l’existant, modèles et dossiers en cours, sur une demi-journée. Enfin les premiers documents partent sous une semaine, et le rythme s’installe sans formation ni changement d’outil.