Le secrétariat externalisé quand la PME grandit
Ensuite, le secrétariat externalisé pour PME du BTP répond à une situation particulière. Le secrétariat externalisé PME BTP s’adresse aux structures qui ont dépassé le stade artisanal, mais elle n’a pas encore les moyens d’un service administratif structuré.
Ensuite, les obligations changent d’échelle. Chaque franchissement de seuil d’effectif déclenche de nouvelles règles sociales, souvent découvertes après coup lors d’un contrôle.
Puis les marchés se complexifient. Répondre en groupement, gérer plusieurs sous-traitants, suivre des chantiers simultanés : chaque dossier demande plus de pièces que l’année précédente.
Enfin l’assistante en poste sature. Elle tient le quotidien, mais elle n’a ni le temps ni le recul pour anticiper les échéances et structurer.
Secrétariat externalisé PME BTP : les seuils d’effectif
11 à 49 salariés
À partir de 50 salariés
Répondre à plusieurs sur un marché
Un marché trop gros pour votre effectif ne ferme pas la porte. Le groupement momentané d’entreprises permet à plusieurs sociétés de candidater ensemble, chacune sur sa spécialité. Encore faut-il en connaître les règles.
Le mandataire porte le dossier. En effet, il centralise les pièces de chaque membre, dépose l’offre et reçoit les notifications. Ainsi ce rôle représente un travail administratif supplémentaire rarement anticipé au moment de constituer le groupement.
Chaque membre fournit ensuite son dossier complet. En pratique, attestations, qualifications, chiffres d’affaires : une seule pièce manquante chez un cotraitant écarte l’ensemble, quelle que soit la qualité de l’offre.
La convention se signe avant le dépôt. Concrètement, elle fixe la répartition des lots, des montants et des responsabilités. Or la rédiger après coup expose à des litiges entre partenaires, surtout en cas de défaillance de l’un d’eux.
Reste à choisir la forme. En groupement conjoint, chaque membre répond de son lot ; en solidaire, tous répondent de l’ensemble. Dès lors, ce choix se fait au dépôt et engage pour toute la durée du marché.
Nous assemblons ces dossiers groupés et nous relançons les cotraitants à votre place. Voir la page appels d’offres BTP.
Votre assistante reste, son périmètre change
Elle garde ce qu’elle maîtrise. L’accueil, le lien avec les compagnons, la saisie courante et la connaissance des clients. Personne ne connaît mieux qu’elle les habitudes de la maison.
Nous reprenons ce qui la dépasse. Échéances sociales à anticiper, dossiers de marché à monter, relances difficiles et veille réglementaire.
Elle gagne un interlocuteur. Face à une question technique, elle n’a plus à chercher seule ni à déranger le dirigeant en réunion de chantier.
Secrétariat externalisé PME BTP ou poste salarié ?
Le salaire n’est qu’une partie. En effet, un poste à 2 000 € nets revient autour de 3 400 € chargés par mois. De plus, s’y ajoutent la mutuelle, la prévoyance et la médecine du travail.
Le poste de travail compte aussi. Bureau, poste informatique, licences logicielles, téléphone : entre 1 500 et 3 000 € la première année, puis un renouvellement régulier.
La montée en compétence prend du temps. Ainsi comptez trois à six mois avant l’autonomie sur les spécificités du bâtiment, et un accompagnement du dirigeant pendant cette période.
Le poste reste à financer creux ou plein. Or en période calme, la charge salariale ne baisse pas. Un forfait externalisé se révise selon le volume réel.
Le jour où le contrôle arrive
Puis l’avis de passage arrive par lettre recommandée, avec une liste de pièces à préparer et une date. Ainsi le délai laissé est de trente jours. En dessous de ce délai, le contrôle est irrégulier et peut être contesté devant le pôle social du tribunal judiciaire.
Deux exceptions à connaître. En cas de suspicion de travail dissimulé, l’URSSAF n’a aucun délai à respecter et peut se présenter sans prévenir. Et sous 11 salariés, elle procède le plus souvent à un contrôle sur pièces depuis ses propres bureaux, à partir des déclarations déjà en sa possession, sans visite ni avis préalable.
Ce qu’il faut avoir prêt :
- Registre unique du personnel à jour
- Contrats de travail et avenants signés
- Bulletins de paie des trois dernières années
- Déclarations sociales nominatives
- Contrats de sous-traitance et agréments
- Attestations de vigilance de chaque partenaire, datant de moins de 6 mois
La question qui dérange concerne le travail dissimulé chez un sous-traitant. L’ attestation de vigilance devient obligatoire dès 5 000 € HT de prestation, à demander à la signature du contrat puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de son exécution. Il faut aussi vérifier son authenticité avec le code de sécurité indiqué dessus, directement sur le site de l’URSSAF. Une attestation périmée, ou jamais vérifiée, engage votre responsabilité même de bonne foi : si le sous-traitant fait l’objet d’un procès.
Ainsi les entreprises qui traversent bien un contrôle sont celles qui n’ont rien eu à reconstituer. Les pièces étaient classées au fil de l’eau.
Quand la personne clé s’absente
D’abord un constat : dans une PME du bâtiment, l’administratif tient souvent sur une seule personne. En effet, elle connaît les mots de passe, les habitudes des clients et l’emplacement des dossiers.
Ensuite son absence bloque tout. Un congé maternité s’anticipe, mais un arrêt maladie ou une démission laissent quelques jours pour organiser la reprise.
Puis le remplaçant part de zéro. Or sans procédures écrites, il redécouvre chaque dossier, et le dirigeant reprend le rôle de formateur en pleine saison.
Enfin travailler avec un prestataire extérieur crée une redondance utile. Ainsi les procédures sont écrites, les dossiers classés selon une logique partagée, et la continuité ne repose plus sur une seule personne.
Secrétariat externalisé PME BTP : vos questions
Mes données sortent-elles de l’entreprise ?
Non. Elles restent dans vos outils et sur vos espaces de stockage. Nous y accédons avec vos identifiants, nous ne les déplaçons pas.
Combien de temps avant d’être opérationnel ?
Les urgences sont traitées dès le premier mois. L’organisation se stabilise généralement vers le troisième mois.
Mon conducteur de travaux doit-il remplir des tableaux ?
Non. Nous récupérons l’information auprès de lui par les canaux qu’il utilise déjà, sans lui ajouter de saisie.
Et si mon activité ralentit ?
Nos forfaits sont souscrits pour une durée annuelle et réglés mensuellement. Ils vous permettent de bénéficier d’un accompagnement régulier tout au long de l’année, y compris pendant les périodes plus calmes. La résiliation reste possible selon les modalités prévues dans nos CGV.
Faut-il un engagement de durée ?
Nos forfaits sont proposés sous forme d’abonnement annuel avec règlement mensuel, afin de vous garantir un accompagnement régulier à un tarif plus avantageux. Nous pouvons également intervenir ponctuellement, selon vos besoins, avec une tarification spécifique plus élevée que celle appliquée dans le cadre d’un abonnement.
Or pour une PME du bâtiment, les forfaits adaptés sont Pilotage BTP et Direction administrative. Voir les tarifs et forfaits.
Nous accompagnons les PME du bâtiment de Colomiers, Muret, Blagnac et de sept autres communes. Voir toutes nos zones d’intervention.
