Ce que couvre la gestion administrative BTP
La gestion administrative BTP d’un siège accumule des pièces qui n’ont l’air de rien, jusqu’au jour où l’une d’elles manque. D’abord une attestation périmée, ensuite un DC4 non signé, et le paiement s’arrête.
Nous tenons ces dossiers à jour en continu, pour les artisans et PME de Toulouse, de la Haute-Garonne et de l’Occitanie. Retrouvez l’ensemble de nos services administratifs BTP.
Contrats et pièces de marché
Rédaction et suivi des contrats, DC1, DC2, DC4, agréments de sous-traitance et cautions bancaires. Ainsi chaque dossier reçoit un propriétaire et une échéance. Par conséquent, plus rien ne dépend d’une seule mémoire.
Assurances et attestations
Décennale adaptée aux activités réellement exercées, responsabilité civile, puis attestation de vigilance URSSAF et régularité fiscale. Or ces pièces expirent sans prévenir, donc nous surveillons les dates avant que votre client ne les réclame.
Qualifications et labels
Montage et renouvellement des dossiers Qualibat, RGE et qualifications professionnelles. En effet, ces dossiers se préparent des mois à l’avance, et leur perte ferme des marchés entiers.
Archivage et préparation comptable
Classement structuré par affaire, puis transmission mensuelle des pièces à votre expert-comptable, avec suivi des justificatifs manquants. Du coup, il cesse de réclamer les mêmes documents chaque mois.
Ce que coûte un oubli en gestion administrative BTP
En gestion administrative BTP, un dossier ne se rappelle jamais à vous au bon moment. Il resurgit quand un maître d’ouvrage réclame une pièce avant de payer, ou quand un contrôle arrive sans prévenir.
Une attestation de vigilance expirée bloque le règlement d’une situation de travaux, parfois plusieurs semaines. Sur un chantier de 80 000 €, cela représente un décalage de trésorerie que peu d’entreprises absorbent sereinement.
Un certificat Qualibat non renouvelé ferme l’accès aux marchés qui l’exigent, et le dossier de renouvellement demande deux à trois mois. Autrement dit, l’oubli se paie l’année suivante.
Enfin, une décennale mal déclarée découvre l’entreprise sur les activités réellement exercées. Le sinistre révèle alors le problème, quand il est trop tard pour le corriger.
Comment nous procédons, étape par étape
État des lieux
D’abord une demi-journée pour inventorier ce qui existe, ce qui manque et ce qui expire bientôt. De préférence sur site, parce qu’un classeur en dit souvent plus qu’un échange téléphonique.
Remise à niveau
Ensuite nous traitons ce qui bloque : attestations périmées, dossiers de marché incomplets, pièces réclamées par un client. Ou tout simplement une structuration ou restructuration de votre fonctionnement interne pour avoir une base saine et pratique. Comptez deux à trois semaines selon l’ancienneté du retard.
Mise en place du suivi
Puis chaque action à faire et document reçoit une échéance et un rappel. Cependant vous gardez vos outils, qu’il s’agisse de Sage Batigest, EBP Bâtiment, Codial ou d’un simple dossier partagé.
Traitement courant
Le rythme devient alors mensuel. Nous récupérons, contrôlons, classons et relançons. En revanche vous validez ce qui doit l’être, et rien ne part sans votre accord.
Point de suivi
Enfin un rendez-vous mensuel fait le tour des échéances proches et des dossiers ouverts. Ainsi tout est écrit, donc une absence ne bloque plus l’entreprise.
Gestion administrative BTP : qui garde la main
Déléguer sa gestion administrative BTP inquiète souvent pour une raison simple : le dirigeant craint de perdre le fil de sa propre entreprise. C’est légitime, et la réponse tient en trois lignes de partage.
Vous gardez toutes les décisions. Signer un marché, accepter un avenant, choisir un assureur, arbitrer une relance difficile avec un client de longue date : rien de tout cela ne se décide sans vous. Nous préparons, nous alertons, nous recommandons parfois, mais vous tranchez.
Nous prenons l’exécution et la surveillance. Constituer les dossiers, suivre les échéances, réclamer les pièces manquantes aux sous-traitants, relancer les impayés selon le rythme que vous fixez. Concrètement, vous cessez d’y penser sans cesser de savoir où ça en est.
Votre expert-comptable conserve son périmètre : bilan, liasse fiscale, bulletins de paie et déclarations. Il reçoit simplement un dossier mensuel complet au lieu de courir après les justificatifs.
Cette répartition s’écrit dès le premier mois, et vous accédez à tout moment aux dossiers, puisqu’ils restent chez vous, sur vos outils.
Trois façons de nous confier votre administratif
Le diagnostic ne coûte rien et ne vous engage pas. En une heure, nous passons en revue vos contrats, vos assurances et vos dossiers de marché, puis vous repartez avec la liste de ce qui expire dans les trois mois et de ce qui bloque un paiement.
La mission ponctuelle sert après un départ, un contrôle annoncé ou une qualification à renouveler. Nous traitons le retard, nous reconstituons les pièces manquantes et nous écrivons les procédures. Comptez deux à trois semaines, sur devis établi après le diagnostic.
Le suivi au mois installe un rythme. Certains mois demandent quatre heures, d’autres quinze quand plusieurs chantiers se terminent en même temps. Vous réglez ce qui a été fait, rien de plus. Le détail des formules se trouve sur la page packs et tarifs.
Cette prestation est incluse dans le forfait Sérénité Chantier. Voir les tarifs et forfaits.
Nous accompagnons les entreprises du bâtiment de Colomiers, Muret, Blagnac et de huit autres communes. Voir toutes nos zones d’intervention.
