Secrétariat artisan bâtiment : quand l’administratif attend le soir
De plus, un secrétariat pour artisan du bâtiment ne ressemble à aucun autre. Chez un maçon, un électricien ou un couvreur, la journée commence au dépôt avant l’ouverture du chantier et se termine après le retour du fourgon. L’administratif ne commence qu’ensuite.
Ensuite, l’artisan cumule les casquettes. En effet, il chiffre, il produit, il encadre, il achète, il facture et il relance. Or aucune de ces tâches ne peut être reportée indéfiniment, mais toutes se bousculent sur le même créneau.
Puis viennent les obligations propres au bâtiment. La décennale, la carte BTP de chaque compagnon, les qualifications, la caisse des congés payés. Ainsi autant d’échéances qui n’existent pas dans le commerce ou les services.
Gesti BTP assure ce secrétariat artisan bâtiment pour les entreprises de un à cinq compagnons sur Toulouse, la Haute-Garonne et l’Occitanie.
Secrétariat artisan bâtiment : trois pertes invisibles
Le devis parti trop tard
D’abord le délai de réponse. Un particulier qui demande trois devis retient souvent le premier arrivé, à qualité comparable. Passer de dix jours à quarante-huit heures change le taux de signature sans changer les prix.
Le chantier facturé de mémoire
Ensuite les travaux suppléments. Une prise déplacée, une reprise de support, une demi-journée de plus : ces ajouts se décident oralement sur le chantier et se perdent au moment de facturer.
L’acompte jamais demandé
Enfin le financement du chantier. Sans acompte à la commande, l’artisan avance les matériaux et les salaires pendant plusieurs semaines. C’est sa trésorerie qui finance le chantier de son client.
Secrétariat artisan bâtiment : le chantier chez un particulier
D’abord un chantier vendu à un particulier ne suit pas les mêmes règles qu’un marché entre professionnels. En effet, le code de la consommation impose des mentions et des délais que beaucoup d’artisans découvrent au moment d’un litige.
Ce que la loi impose
Un devis écrit et signé. En effet, il est obligatoire pour toutes prestations quel que soit le montant. Notamment avec les coordonnées d’assurance, le détail des prestations et la durée de validité.
Quatorze jours de rétractation. Ensuite, lorsque le devis est signé au domicile du client, celui-ci dispose de deux semaines pour renoncer, et les travaux ne peuvent démarrer avant ce délai sans accord écrit.
Un acompte encadré. Or le montant se négocie, mais son versement doit figurer au devis, faute de quoi il devient difficile à réclamer.
Une facture détaillée. Enfin elle doit reprendre le devis ligne à ligne et mentionner le taux de TVA appliqué à chaque poste.
Ce que nous tenons pour vous
Un modèle de devis conforme. Ainsi vos mentions obligatoires figurent une fois pour toutes dans le modèle, vous n’avez plus qu’à remplir les prestations et les prix.
Le délai suivi au calendrier. Ensuite la date de signature est enregistrée, et vous savez à quel moment vous pouvez engager les travaux sans risque.
L’acompte inscrit au devis. Puis le montant et l’échéance apparaissent dès l’envoi, ce qui évite d’avoir à le réclamer après coup.
La facture reprise du devis. Enfin elle se génère à partir du document signé, avec le bon taux de TVA sur chaque ligne.
Ce que vous gardez sous votre contrôle
Vos prix. Nous mettons en forme et envoyons, mais le montant reste le vôtre. Aucun devis ne part sans votre validation.
Votre relation client. Vous restez l’interlocuteur. Les courriers partent sous votre en-tête et votre signature.
Vos outils. Si vous utilisez déjà un logiciel de devis, nous travaillons dedans. Vous n’avez rien à changer ni à racheter.
Vos dossiers. Ils restent chez vous, classés et accessibles. Si la collaboration s’arrête, vous repartez avec tout, à jour.
Démarrer un secrétariat artisan bâtiment
D’abord un échange d’une heure, sur le chantier ou au dépôt, à l’heure qui vous arrange. Nous regardons vos devis en attente, vos factures non réglées et votre façon de travailler aujourd’hui.
Ensuite nous récupérons l’existant. Vos modèles de devis, vos coordonnées bancaires, vos conditions de règlement, la liste de vos clients en cours. Une demi-journée suffit généralement.
Puis le premier document part sous une semaine. Vous vérifiez, vous validez, et le rythme s’installe. Aucune formation à suivre, aucun logiciel à apprendre.
Secrétariat artisan bâtiment : vos questions
Je n’ai que trois devis par semaine, est-ce que ça vaut le coup ?
Ce n’est pas le volume qui pèse, c’est le moment où il tombe. Trois devis le vendredi soir après une journée de pose représentent plus de fatigue que dix traités en journée.
Ma femme s’en occupe déjà, est-ce utile ?
Beaucoup d’artisans fonctionnent comme ça. Nous intervenons souvent en complément, sur ce qui dépasse : relances difficiles, dossiers de marché et échéances sociales.
Vous n’êtes pas sur place, comment faites-vous ?
Une photo depuis le chantier suffit. Nous ne demandons ni carnet rempli ni tableau à remplir, et nous nous adaptons à votre façon de travailler.
Et si je change d’avis ?
Aucun engagement de durée Le forfait se règle au mois et s’arrête quand vous le décidez, avec vos dossiers rendus classés.
Pour un artisan, le forfait adapté est Sérénité Chantier. Découvrir ce forfait ou voir tous les tarifs.
Nous accompagnons les artisans du bâtiment de Fonsorbes, Cugnaux, Seysses et de sept autres communes. Voir toutes nos zones d’intervention.
