Pourquoi un cabinet d’architecte choisit un secrétariat externalisé
Un secrétariat externalisé pour cabinet d’architecte répond à une contrainte propre au métier : la valeur se crée en conception, mais le temps se consomme en suivi.
Ensuite, un cabinet de trois à dix personnes dispose rarement d’un poste administratif dédié. Le gérant, ou un architecte du plateau, absorbe les honoraires, les relances et les pièces de chantier entre deux rendus.
Puis les obligations s’ajoutent. Inscription à l’Ordre, attestation d’assurance à jour, déclaration annuelle de chiffre d’affaires : autant d’échéances que personne ne suit vraiment.
Enfin, Gesti BTP accompagne les cabinets de Toulouse, de la Haute-Garonne et de l’Occitanie sur cette part administrative, sans jamais toucher à la conception.
Les honoraires appelés trop tard
D’abord le contrat d’architecte prévoit un échéancier par phase : esquisse, avant-projet, projet, consultation, direction des travaux, réception. Chaque phase validée ouvre le droit à une note d’honoraires.
Or l’avancement réel et la facturation se désynchronisent vite. Une phase terminée en mars se facture en juin, parce que personne n’a suivi le franchissement du jalon.
Ainsi ce décalage coûte doublement. Il dégrade la trésorerie, et il rend la discussion difficile avec un maître d’ouvrage qui reçoit trois notes le même trimestre.
Concrètement, nous tenons l’échéancier de chaque contrat, nous émettons les notes au franchissement du jalon et nous relançons les règlements en attente.
Le secrétariat externalisé en mission complète
Situations et paiements
Vérification des situations transmises par chaque entreprise, contrôle de l’avancement, visa avant transmission au maître d’ouvrage, suivi des règlements et des retenues.
Pièces des entreprises
Attestations d’assurance, attestations de vigilance et qualifications : chaque intervenant doit être à jour avant sa première heure sur site, et le rester ensuite.
Ordres de service et avenants
Rédaction, notification et suivi des ordres de service. Chiffrage des travaux modificatifs, avec l’accord écrit du maître d’ouvrage avant exécution.
Réception et décompte définitif
PV de réception par lot, liste des réserves, suivi de leur levée dans les délais, puis établissement du décompte général définitif de chaque entreprise.
Le temps non facturable qui ronge la marge
Les comptes rendus. Une réunion de chantier hebdomadaire génère un compte rendu diffusé à tous les intervenants. Compté sur l’année, cela représente plusieurs semaines de travail.
Les relances entreprises. Attestations manquantes, situations non transmises, plans non retournés : ces relances occupent un temps considérable et ne figurent dans aucune phase de mission.
Le suivi des honoraires. Émettre les notes au bon avancement, vérifier les règlements et relancer les impayés demande une rigueur que la charge de conception laisse rarement.
Ordre, assurance et obligations annuelles
D’abord l’exercice de la profession suppose une inscription au tableau de l’Ordre des architectes, avec une cotisation annuelle forfaitaire fixée selon le mode d’exercice.
(La cotisation annuelle est forfaitaire et dépend du mode d’exercice déclaré, pas CA : 720 € en libéral, 360 € pour un associé ou gérant de société, auxquels s’ajoute la cotisation de la société elle-même : 360 € si unipersonnelle, 720 € si pluripersonnelle. Des abattements sont possibles sur demande, en fonction des revenus pour les personnes physiques et du chiffre d’affaires pour les sociétés)
Ensuite l’assurance de responsabilité professionnelle doit couvrir les missions réellement exercées. Un cabinet qui ajoute la maîtrise d’œuvre d’exécution à son activité doit le déclarer à son assureur.
Puis chaque maître d’ouvrage réclame l’attestation en cours de validité avant la signature. Une attestation périmée retarde un contrat, parfois de plusieurs semaines.
Ainsi nous tenons ce calendrier : déclaration annuelle, renouvellement d’attestation, mise à jour des mentions légales et transmission aux clients qui la demandent.
Consultations et analyse des offres
D’abord le dossier de consultation des entreprises mobilise plusieurs jours de travail administratif : assemblage des pièces écrites, du CCTP par lot, du règlement de consultation et du cadre de décomposition des prix.
Ensuite vient la diffusion. Identifier les entreprises à consulter, envoyer les dossiers, répondre aux questions pendant la période de remise, relancer celles qui tardent.
Puis l’analyse des offres demande un tableau comparatif lot par lot, avec les écarts sur quantités, les variantes proposées et les demandes de précisions à formuler.
Enfin nous assemblons ces dossiers et nous produisons le tableau d’analyse. En revanche, vous conservez l’arbitrage technique et la recommandation au maître d’ouvrage.
Ce que le secrétariat externalisé ne touche pas
D’abord la conception ne se délègue pas. Le parti architectural, les choix techniques et les arbitrages esthétiques restent entièrement entre vos mains.
Ensuite la relation avec le maître d’ouvrage vous appartient également. Nous n’apparaîtrons jamais comme interlocuteur, et les documents partent sous votre en-tête.
Puis la responsabilité professionnelle demeure la vôtre, puisqu’elle est indissociable de l’acte de bâtir. Nous intervenons sur la circulation des pièces, pas sur leur contenu technique.
Enfin la confidentialité est absolue. Vos projets, vos honoraires et vos clients ne sont évoqués avec personne, y compris avec d’autres cabinets que nous accompagnons.
Secrétariat externalisé architecte : vos questions
Connaissez-vous le vocabulaire de la maîtrise d’œuvre ?
Oui. Phases APS et APD, CCTP, DPGF, OPC, PV de réception, DGD : nous manipulons ces documents au quotidien avec les entreprises comme avec les cabinets.
Accédez-vous à nos plans et à nos projets ?
Uniquement aux pièces administratives nécessaires. Ainsi vos fichiers de conception restent dans votre environnement, nous n’y intervenons pas.
Travaillez-vous avec d’autres cabinets de la région ?
C’est possible, et la confidentialité s’applique dans les deux sens. Dès lors, aucune information sur vos projets, vos honoraires ou vos clients ne circule.
Pouvez-vous intervenir sur un seul projet ?
Oui. En pratique, certains cabinets nous confient un chantier complexe ou une consultation ponctuelle, sans engagement sur le reste de leur activité.
Comment se passe la transmission des pièces ?
Par votre outil habituel : messagerie, espace partagé ou plateforme de gestion de projet. Ainsi nous nous adaptons à votre organisation existante.
Par conséquent, pour un cabinet d’architecture, les forfaits adaptés sont Pilotage BTP et Direction administrative. Voir les tarifs et forfaits.
Nous accompagnons les cabinets d’architecte de Blagnac, Colomiers, Tournefeuille et de sept autres communes. Voir toutes nos zones d’intervention.
