Bureaux d’études

Vos calculs vous engagent dix ans, votre dossier administratif conditionne vos marchés. Qualifications OPQIBI, honoraires sous CCAG et pièces de groupement tenues à jour toute l’année.

Pourquoi un secrétariat externalisé bureau d’études

Le secrétariat externalisé bureau d’études répond à une situation singulière. Un bureau d’études techniques ne pose aucun matériau, mais la loi le répute constructeur. Ses calculs engagent sa responsabilité pendant dix ans, et son dossier administratif conditionne l’accès à ses marchés.

Ensuite ses revenus dépendent d’un circuit qu’il ne maîtrise pas. Une note d’honoraires passe d’abord par le maître d’œuvre, puis par le maître d’ouvrage, avec des délais et des pièces justificatives propres aux prestations intellectuelles.

Puis ses qualifications se renouvellent. l’OPQIBI, l’OPQTECC ou Qualibat réclament des dossiers complets, avec attestations, références et compétences de chaque collaborateur technique.

Enfin ce travail se fait le soir. Dans une structure de trois à vingt personnes, aucun poste n’est dédié à l’administratif, et ce sont les heures d’études qui en font les frais.

Qualifications OPQIBI : ce que suit le secrétariat externalisé bureau d’études

Ainsi une qualification OPQIBI, OPQTECC ou Qualibat ne se limite pas à prouver une compétence technique. L’organisme examine aussi la santé administrative de la structure.

Inscriptions à jour auprès des organismes obligatoires
Charges fiscales et sociales réglées, justificatifs à l’appui
Attestations RC professionnelle et décennale conformes aux activités
Titres, diplômes et formations de chaque collaborateur technique
Références de projets et attestations de bonne fin
Moyens matériels et logiciels de calcul déclarés

Or une attestation d’assurance incomplète ou mal libellée suffit à faire perdre une qualification, ou à écarter une candidature déjà déposée. Nous tenons ce dossier à jour en continu, pas au moment du renouvellement.

Vos honoraires et le secrétariat externalisé bureau d’études

Un cadre à part. En effet, les marchés d’ingénierie relèvent du CCAG Prestations intellectuelles, pas du CCAG Travaux. La demande de paiement doit être accompagnée des pièces prévues à l’article 11.3.2, sous peine de rejet.

Un dépôt normalisé. Ensuite sur Chorus Pro, le numéro d’engagement, le code service et le SIRET doivent figurer exactement. Une erreur sur l’un de ces éléments renvoie la facture à zéro et repousse le règlement de plusieurs semaines.

Un délai variable. Puis trente jours pour l’État et les collectivités, cinquante pour les établissements de santé, soixante pour les entreprises publiques. Le compte à rebours ne démarre qu’à réception d’une demande complète.

Un passage obligé. Or la demande transite d’abord par le maître d’œuvre, qui n’est pas contraint par le temps. Elle peut y rester plusieurs semaines sans que vous en soyez averti.

Des intérêts jamais réclamés. Enfin, en marché public, les intérêts moratoires et l’indemnité forfaitaire de quarante euros sont exigibles sans rappel. Dus une seule fois par facture impayée, pas par jour (à cumuler avec des intérêts de retard distincts, eux calculés au jour le jour). Rares sont les bureaux d’études qui les demandent.

Concrètement, nous montons les demandes de paiement, nous les déposons avec les bonnes références et nous suivons chaque étape jusqu’à l’encaissement.

Candidater sans être mandataire

Un bureau d’études remporte rarement un marché seul. Il candidate au sein d’une équipe de maîtrise d’œuvre, derrière un architecte ou une entreprise générale qui porte le dossier.

Ensuite le code de la commande publique l’autorise à figurer dans plusieurs groupements pour une même consultation, à condition de ne pas en être mandataire. C’est une opportunité commerciale réelle, mais chaque groupement réclame son propre jeu de pièces, avec ses délais.

Puis le calendrier lui échappe. Le mandataire fixe la date à laquelle il attend les documents, souvent quelques jours avant le dépôt, et une pièce périmée écarte tout le groupement.

Ainsi nous tenons votre jeu de pièces prêt en permanence et nous répondons au mandataire dans la journée, sans mobiliser vos équipes techniques.

Ce que le secrétariat externalisé ne touche pas

D’abord la technique. En effet, notes de calcul, dimensionnement, prescriptions et choix de méthodes relèvent de votre seule responsabilité, et nous n’y intervenons jamais.

Ensuite votre assurance. Certes, nous suivons les échéances et vérifions que les activités déclarées correspondent à vos missions réelles, mais le contrat reste entre vous et votre assureur.

Puis vos honoraires. En pratique, vous fixez les montants et validez chaque demande de paiement avant dépôt. Nous produisons et nous suivons, vous décidez.

Enfin la confidentialité. Vos projets, vos prix et vos partenaires ne sont évoqués avec personne, y compris avec d’autres bureaux d’études que nous accompagnons.