Secrétariat externalisé artisan BTP : le socle
Le secrétariat externalisé artisan BTP répond à une réalité simple : chez un artisan, l’administratif se fait le soir. Le devis attend le dimanche matin, la facture part trois semaines après la fin du chantier, et la relance ne part jamais parce qu’on n’ose pas.
Ensuite, le forfait Sérénité Chantier reprend ce socle. Vous envoyez vos éléments depuis le chantier, souvent par photo ou message vocal, et les documents partent le lendemain sous votre en-tête.
Puis il s’adresse aux entreprises de un à cinq compagnons, celles pour qui embaucher une assistante n’a pas de sens mais dont le volume dépasse déjà les soirées disponibles.
Enfin, les mentions obligatoires d’une facture entre professionnels sont rappelées sur service-public.fr. Nous les appliquons systématiquement.
Une semaine type de secrétariat externalisé
Ainsi vous n’ouvrez pas un classeur et vous ne cherchez pas un document. Vous recevez un récapitulatif hebdomadaire de ce qui est parti et de ce qui reste en attente.
Comment vous nous transmettez les éléments
D’abord par le canal qui vous arrange. Une photo du carnet de métrés, un message vocal en descendant de l’échafaudage, un mail depuis le bureau le soir. Nous nous adaptons à votre habitude plutôt que l’inverse.
Ensuite sans formulaire à remplir. Vous dites ce qu’il y a à facturer et pour quel chantier, nous retrouvons le devis, les avenants éventuels et les coordonnées du client dans nos dossiers.
Puis les pièces reçues sont classées le jour même. Une facture fournisseur photographiée le mardi est rangée dans le bon chantier avant le mercredi, sans que vous ayez à la renommer.
Enfin vous gardez la main. Rien ne part sans votre validation sur les montants, et vous recevez une copie de chaque document émis en votre nom.
Secrétariat externalisé artisan BTP : les limites
Autant le dire tout de suite, pour éviter les malentendus au deuxième mois.
La comptabilité. D’abord, nous préparons les pièces, votre expert-comptable produit le bilan et les déclarations fiscales. Les deux métiers sont distincts.
Les bulletins de paie. Ensuite, nous préparons les variables, votre gestionnaire de paie les édite. Nous ne sommes pas un cabinet social.
Le suivi de rentabilité. Puis savoir quel chantier gagne de l’argent suppose un suivi analytique qui relève du forfait Pilotage BTP.
Les dossiers de marché. Enfin, répondre à un appel d’offres demande un travail spécifique, traité à part ou dans un forfait supérieur.
Quand ce forfait ne suffit plus
Trois signaux indiquent que le socle ne suffit plus.
Vous embauchez. En effet, au-delà de cinq compagnons, les contrats, visites médicales et cartes BTP deviennent une charge à part entière.
Vous ne savez plus où vous en êtes. Autrement dit, le carnet est plein, les factures partent, mais vous ne pouvez pas dire quel chantier a rapporté ni ce qui rentrera dans six semaines.
Vous visez des marchés publics. Or répondre suppose des pièces à jour en permanence et un mémoire technique à rédiger.
Concrètement, le passage vers Pilotage BTP se fait sans nouveau dossier ni préavis. Vos documents restent en place, seul le périmètre s’élargit.
Forfait Sérénité Chantier, à partir de 490 € HT par mois selon le volume. Voir les tarifs et forfaits.
Ce forfait est souscrit par des entreprises de Cugnaux, Fonsorbes, Seysses et de sept autres communes. Voir toutes nos zones d’intervention.
